Regnskab er blevet defineret som, af Professor i regnskab på University of Michigan William A Paton som at have en grundlæggende funktion: “at lette administrationen af økonomisk aktivitet. Denne funktion har to tæt relaterede faser: 1) måling og opstiller økonomiske data; and 2) meddelelse om resultaterne af denne proces til interesserede parter. “
Som et eksempel, en selskabets revisorer med jævne mellemrum måle gevinst og tab for en måned, et kvartal eller et regnskabsår og offentliggøre disse resultater i en opgørelse af gevinst og tab, der hedder en resultatopgørelse. Disse erklæringer omfatter elementer som debitor (hvad er gæld til virksomheden) og kreditorer (hvad selskabet skylder). Det kan også få temmelig kompliceret med emner som overført resultat og fremskyndet afskrivning. Dette på de højere niveauer af regnskab og i organisationen.
Meget af regnskab er dog også bekymret med grundlæggende bogføring. Dette er den proces, der registrerer hver transaktion; hver regningen betales, hver skilling skyldte, hver dollar og cent brugt og akkumuleret.
Men ejerne af virksomheden, der kan være enkelte ejere eller millioner af aktionærer er mest bekymrede med resuméer af disse transaktioner, indeholdt i finansieringsoversigten. Finansieringsoversigten opsummerer virksomhedens aktiver. En værdi af et aktiv er, hvad det koster, da det først blev erhvervet. Finansieringsoversigten registrerer også, hvilke kilder af aktiverne var. Nogle aktiver er i form af lån, der skal betales tilbage. Overskud er også en aktiv virksomhed.
I hvad der kaldes dobbelt bogholderi, er passiverne også opsummeres. Naturligvis, en virksomhed ønsker at vise en højere mængde af aktiver for at opveje forpligtelserne og vise et overskud. Forvaltningen af disse to elementer er essensen af regnskab.
Der er et system til at gøre dette; ikke enhver virksomhed eller person kan udforme deres egne systemer for regnskab; resultatet ville være kaos!